برنامه ریزی و پیگیری موثر

مقدمه

یکی از دغدغه های انسان امروزی موفقیت و برنامه ریزی صحیح برای رسیدن به آن است. بیایید در این مقاله موفقیت را صرف رسیدن به یک هدف تعریف کنیم (هرچند که می دانیم موفقیت مجموعه ای از آموخته ها و تجارب کسب شده در مسیر رسیدن به یک هدف دلخواه و خود آن هدف است). با این تعریف، سعی داریم مسیری ترسیم کنیم که گذر از آن احتمال رسیدن به هدف را بیشتر کرده و رضایت و شادمانی درونی ناشی از موفقیت را نیز بیشتر می کند. غالبا همه ی ما مسیر رسیدن به یک هدف را از آموزش های مربوط به آن آغاز می کنیم. بنابرین استفاده و در واقع نحوه ی صحیح استفاده از این آموزه ها در مسیر رسیدن به هدف، بسیار با اهمیت است. در این مقاله سعی داریم به اهمیت پیگیری موثر آموخته‌ها و برنامه ریزی برای رسیدن به هدف اشاره کنیم.

مردم موفق همواره به دنبال آموختن هستند و برای آموختن برنامه دارند. به کار بستن آنچه یاد گرفته‌ایم نیز نمی‌تواند به شانس واگذار شود بلکه برنامه ریزی و پیگیری ساده اما موثر (سازمان دهی، حمایت و مسئولیت پذیری) لازم است تا موفق شویم. بسیاری از فرصت های خوب زندگی در اثر عدم پیگیری از بین رفته اند و ما راضی شده ایم به آنچه داریم. پیتر دروکر می گوید: “هیچ اتفاق خوبی تصادفی رخ نمی دهد”. برای تغییر رفتار و رسیدن به نتیجه مورد نظر نیازمند سازماندهی، حمایت و مسئولیت پذیری  هستیم. این سه در سایه ی آموزش عمیق و موثر در زمان درست اتفاق می افتد.

برنامه ریزی موثر

همان طور که پیشتر اشاره شد، یکی از مراحل موثر در حرکت به سمت اهداف، برنامه ریزی موثر برای رسیدن به آن هدف است. پیش از برنامه ریزی لازم است تا به هدف مورد نظرمان به شکل یک کار نگاه کرده و بازه ی زمانی این کار و منابع رسیدن به آن را مشخص کنیم. پس از در نظر گرفتن بازه ی زمانی، لازم است تا درصد قابل توجهی از مدت زمان پیشفرضمان را به برنامه ریزی اختصاص دهیم. این میزان با توجه  به توصیه های محققین و روانشناسان حدود ۵ تا ۱۰ درصد از زمان کاری تعریف شده است. برای مثال اگر تصمیم دارید کاری یک ساله را شروع و برای آن برنامه ریزی کنید لازم است دو تا چهار هفته برای برنامه ریزی زمان بگذارید. لازم به ذکر است که برنامه ریزی فراتر از زمان بندی برای انجام کارهاست. در یک برنامه ی موثر لازم است شما اقدامات متفاوتی که میتوانید داشته باشید را بررسی کنید و از بین آنها با کنار گذاشتن موارد دورتر از هدف اصلی انتخابهایی انجام دهید. لازم است شتابزده وارد اجرا نشوید، چرا که افزون انتخابهای مختلف به برنامه‌ ممکن است شما را به تدریج، گرفتار فرسایش و خستگی ذهنی کند که پیشتر در این لینک به معرفی آن پرداختیم.

امکان سنجی

در واقع باید پذیرفت که ما منابع زمانی محدودی داریم و اضافه کردن فعالیتهای صرفا جذاب ممکن نیست تنها با احتصاص یک زمان کوتاه (مثلا ۱۵ دقیقه در روز برای یادگیری یک مهارت جدید) همراه باشد، بلکه ما باید برای این زمان کوتاهی که میخواهیم به آن فعالیت اختصاص دهیم، عملی که تا قبل از آن در روز انجام می دادیم را حذف کنیم. این اصل بررسی داشته ها و حذف موارد غیرضروری برای بازکردن زمان برای فعالیتهای جدید است. به عبارتی باید نوعی امکان سنجی در این مسیر انجام شود.

تهیه یک لیست از کارها

لیست کارها، فهرستی از نکات، سوال‌ها، فعالیت‌ها یا ویژگی‌ها است که یک فعالیت را به کارهایی خُردتر و کوچک‌تر تقسیم می‌کند. هدف از استفاده از این لیست این است که مطمئن شویم هیچ‌یک از جزئیات یک فعالیت، فراموش نشده و به شکل استاندارد و با ترتیب درست و منطقی، انجام شده است. تهیه این لیست به ما در برنامه ریزی و پیگیری موثر اهدافمان کمک می کند. البته خوب است که به اندازه کافی برای تهیه چنین لیستی زمان بگذاریم و آن را به صورت هوشمند تهیه کنیم.

مشورت با یک مربی

این که افراد بیاموزند کاری که انجام می دهند درست انجام شود یعنی آن را به شیوه درست انجام می دهند و بعد از یادگیری با تمرین و تکرار آموخته ها به تثبیت آن کمک می کنند البته با در نظر گرفتن این نکته که تمرین بدون آگاهی ما را به انجام درست کار نمی رساند بلکه تمرین بی اشکال کارها را بی اشکال می کند. داشتن یک مربی حرفه ای در این مرحله بسیار مفید است. تا هم از حمایت او برخوردار شویم و از جنبه های مثبت کار آگاهمان کند و هم در جاهایی که نیاز به کمک و هدایت داریم از وجود او استفاده ببریم. بنابراین نظارت یک مربی حرفه ای بسیار مهم است.

جلسات حضوری

در سیستم های پیگیری موثر یکی از روشها برای اطمینان از اینکه افراد به دانسته هایشان عمل می کنند برگزاری نشستهای رودررو می باشد که در آن افراد درباره چگونگی پیشرفت خود به سوی هدف و در صورت نیاز به کمک، ارائه مستقیم دارند. این نشست ها کمک می کند هم اطلاعات در زمانبندی درست و مشخص با دیگران به اشتراک گذاشته شود، مسائل تبدیل به یک اتفاق غیر منتظره و عجیب نشود و در زمان درست درباره آنها صحبت شود.

به اشتراک گذاشتن آنچه افراد یادگرفته اند و آموختن آن به دیگران نیز به عملی کردن دانسته ها کمک می کند. در بخش پیش رو نحوه پیگیری نویسنده ی کتاب و موثر بودن پیگیری او را برای مثال می آوریم.

مثالی از پیگیری موثر

در بخشی از کتاب عملی کردن دانسته ها، که در این لینک به معرفی بیشتر این کتاب پرداخته ایم، نویسنده بیان میکند که توجه و تمرکز روی ایده ی اصلیش که همان تاثیر موثر آموزش ها بود، سبب شد تا بعد از هر سمیناری که تشکیل می داد، بازبینی انجام دهد. در واقع برایش مهم بود که مطالبی را که آموزش می دهد بکار آید و مفید باشد. برای همین از شرکت کنندگان در سمینار سوال می کرد که این مطالب چگونه رفتار شما را تغییر می دهد؟ اما بعد از سمینارها او تقریبا ناامید می شد و به این نتیجه می رسید که با وجود تلاش و در نظر گرفتن تمام موارد مطالب، کتابهای او مورد استفاده کامل قرار نمی گیرد. بنابراین او پیگیری و جستجو را آغاز کرد و در این مسیر صحبت کردن با افراد متخصص برایش بسیار راه گشا بود. برای رسیدن به هدفی که داشت با افراد متخصص متعددی صحبت کرد و از تجربیات آنها نت برداری کرد.

با مطالعه رفتار مخاطبانش دریافت که  باید برای آنها برنامه مشخصی تعیین کند و از آنها بخواهد حتما طبق آن برنامه عمل کنند و بعد خودش پیگیری کرد تا ببیند آیا آنها آن موارد را به کار بسته اند. از روشهای دیگری که او در پیگیری موثر به آن رسید انتقال اطلاعات بود. او از مخاطبانش خواست آنچه آموخته بودند به دیگران بیاموزند. اما هنوز هم به هدف مورد نظر دست نیافته بود، به دانشگاه های بسیاری نیز سر زد. با مدیران آموزشی صحبت کرد همه با این مشکل آشنایی داشتند اما جوابی برای آن نبود. در واقع اینها تماما راهکارهایی بود که او با پیداکردن هر مشکل آن را ارائه می داد تا بتواند در مسیر اصلی پیش رود. او در تمام لحظات به این موضوع فکر می کرد تا اینکه یک مقاله از یک کارآفرین به طور اتفاقی توجه اش را جلب کرد. چیزی که توجه او را جلب کرد نظر مخاطبان آن کارآفرین بود. آنها به اتفاق تاثیر آموخته های او را در تغییر عملکرد شان بیان می کردند. او  توانست با کارآفرین تماس بگیرد و حاصل تجربیات او را بشنود و آن را بکار ببندد و توانست دلایل اصلی نرسیدن به هدف را بشناسد بعد از آن دوباره با کارآفرین تبادل نظر کرد و متوجه شد علت اصلی شد.

برای مثال یکی از مواردی که آن دو به آن توجه کردند رفتار افراد سیگاری بود. آنها با چند سوال شروع کردند. افراد سیگاری آیا متوجه ضرر آن برای سلامتی نیستند؟ آیا نگرشی مثبت به ترک آن ندارند؟ پس چرا ترک نمی کنند؟ به این نتیجه رسیدند که اغلب مردم نمی دانند چطور از مقاصد خوب خود برای شکست عادتها و تغییرات رفتاری استفاده کنند. او عوامل موثر بر عملی کردن دانسته ها را یکی یکی و با توجه به رفتار انسانها بررسی کرد. با توجه به اینکه او مدام دنبال شیوه ی آموزشی جدید بود اما بخش اصلی برنامه آموزشی اش را به پیگیری موثر اختصاص داد بطوری که زمان زیادی به جای آموزش به پیگیری می گذشت. با بررسی آمار و ارقام روش های جدیدی ایجاد کرد تا به روش های قبلی اضافه شود و به مخاطبان کمک کند.

پیگیری موثر اهداف در یک سازمان

همان طور که افراد اهداف مختلفب را جستجو میکنند، سازمانها نیز اهدافی دارند که توسط مدیران کلان آنها تبیین میشود. حال برای رسیدن به این اهداف، مدیران باید استراتژی های مدیریتی بسیار دقیقی داشته باشند که پیگیری نیز بخشی از همین استراتژی هاست. در پیگیری موثر یک هدف مشخص می شود و از افراد خواسته می شود در جهت آن پیش روند. نه این که مدام خط مشی آنها تغییر کند. برای مثال در یک مجموعه عملکرد از بالا به پایین وجود ندارد ما از هر کدام از افرادمان یک مدیر می سازیم که با پیگیری و مداومت در یک هدف متبحر شده اند. از اولین کارمند تا بالاترین در بازده شرکت موثر هستند و بنابراین مدیران باید درصدد رواج نوعی تفکر در میان کارمندان برآیند که کوچکترین کار آنها بزرگترین تاثیر را در شرکت دارد. درواقع به عنوان یک مدیر، لازم است موارد زیر را در پیگیری کارمندانمان (در مسیر برنامه ریزی و پیگیری موثر اهداف سازمانمان) در نظر داشته باشیم:

• بدون پیش داوری و قضاوت و تعصب گوش دهیم.
• برخوردی آموزشی مبنی بر اینکه از فراگیری اطلاعات جدید هیجان زده ایم،‌ داشته باشیم.
• مثبت اندیش باشیم.
• همیشه مدادی در دست برای نت برداری داشته باشیم.
• به این بیندیشیم که چگونه می توانم آنچه شنیده ایم بکار بریم.

جمع بندی

نظم شخصی ارتباطی دوطرفه با مدیریت زمان دارد و نداشتن نظم شخصی بیش از هر عامل دیگری زمان ما را می‌خورد و می‌سوزاند. نظم شخصی را در این مقاله به صورت  جدیت در هدف‌گذاری و پیگیری عملی اهداف و تصمیم‌ها معرفی کردیم. که برنامه ریزی نیز بخش موثری در آن بود. توجه داشته باشید که مشغول شدن به برنامه‌ریزی و تعیین استراتژی و کارهایی از این دست، بعضی وقت‌ها باعث می‌شود که فقط دور خودتان بچرخید و حرکت نکنید. اقدام کردن است که شما را به جلو می‌برد. همچنین بیان کردیم که مهم است که دائماً در مسیر آموزش و رسیدن به اهداف، دانسته‌های را مرور کنید و بکوشید که حداکثر نظم در آن‌ها برقرار باشد. همواره فضایی را خالی کنید تا بتوانید کار جدید را اضافه کخود نید در غیر این صورت انرژی و انگیزه‌ی خود را برای ادامه‌ی کار از دست خواهید داد.

در آخر امیدواریم شما همراهان گرامی سبزآبی به لزوم وجود برنامه ریزی و پیگیری موثر و عملی برنامه ها و اهدافتان در مسیر نیل به آنها، پی برده باشید و سعی کنید هوشمندانه تر در این مسیر گام بردارید.

منابع:

کتاب عملی کردن دانسته ها (توضیحات بیشتر این کتاب در این لینک موجود است)

سایت متمم :‌ https://motamem.org/

سایت روانشناسی امروز :‌ https://www.psychologytoday.com/intl